Получить результат в срок. Казалось бы, такой простой и привычный для каждого клиента процесс. Однако, когда речь идет о медицинских исследованиях, за каждым заветным сообщением о готовности результатов скрывается настоящий трудоемкий процесс, в котором задействовано большое количество профессионалов своего дела. И логистика – одно из самых важных звеньев этого процесса. О том, с какими вызовами «ДІЛА» столкнулась во время войны, как удалось перестроить логистические процессы и наладить их без ущерба для клиентов, рассказал руководитель отдела логистики Александр Дьяченко.
Александр, как давно Вы в компании «ДІЛА» и сколько человек работает в Вашем подразделении?
На позиции руководителя отдела логистики работаю с 2019 года. До войны в подразделении работало 121 человек. На сегодняшний день 60% моих сотрудников вернулись полноценно на свои рабочие места, остальные по тем или иным причинам находятся в резерве или уехали, четыре человека из моего подразделения служат в ЗСУ. За каждым сотрудником сохраняется их рабочее место и в скором времени мы планируем восстановиться на 100%.
Как был настроен процесс логистики до войны, и с какими профессиональными целями и планами Вы заходили в 2022 год?
Наша компания давно работает на украинском рынке, поэтому процессы логистики в «ДІЛА» были настроены достаточно хорошо. Каждые два часа мы забирали биоматериал из наших отделений и из медучреждений наших партнеров, затем привозили его в лабораторию для дальнейшей работы. В среднем за день каждое отделение мы посещали 5-7 раз в день. В 2022 год мы заходили с целью еще больше сократить срок доставки, соответственно и срок предоставления результатов нашим клиентам. Кроме того, еще до войны мы начали работать над вопросом развития сети лабораторий и открытия второй лаборатории в западном регионе. Собственно война и застала меня в рабочей командировке, где я как раз и занимался вопросом поиска подходящего помещения.
Как именно Вы узнали о начале войны?
22 февраля мы с коллегами поехали в рабочую командировку во Львов, и уже на следующий день, решив наши задачи, сели в поезд до Киева. Уже в 5 утра я проснулся от звонка своей супруги, которая сказала мне, что Киев начали бомбить. Весь масштаб беды я осознал, когда уже через час после этого ехал со столичного вокзала к себе домой на Левый берег. Впервые в жизни я увидел настолько большие пробки и бесконечные очереди на заправках.
Сотрудникам Вашего подразделения пришлось остаться в тот день дома?
Как раз в первый день полномасштабной войны отдел логистики еще активно работал, ведь за день до этого из наших регионов был отправлен биоматериал. Курьеры самоотверженно работали 24 февраля, встречая поезда и машины и доставляя биоматериал в лабораторию. Только после того, как работа была выполнена, они разъехались по домам, и мы смогли «выдохнуть» и решить, что делать дальше, исходя из новой реальности. Первые дни мы ежедневно проводили совещания, перестраивая существующие процессы. Вместе с руководителями секторов мы обзванивали наших коллег, собирая информацию и восстанавливая их местонахождения. Уже вначале марта мы снова запустили работу, видоизменив некоторые процессы. А уже в начале апреля мы уже начали завозить оборудование и обустраивать новую лабораторию во Львове, на которой сосредоточили все западные регионы.
Как поменялись процессы логистики в компании в первые дни войны?
Клиенты начали приходить с первого дня, как только открывались отделения. По мере открытия отделений также запускались и логистические процессы. Вначале было сложно перестраиваться и делать прогнозы, так как появилось много внешних факторов, таких как комендантский час, транспортные эвакуационные маршруты. Мы столкнулись с большими вызовами для себя. Часть поездов, на которых мы отправляли биоматериал в лабораторию из регионов, уходили уже глубокой ночью, поэтому в некоторых городах нашим курьерам приходилось даже оставаться ночевать на вокзале до окончания комендантского часа. Пока мы искали другие варианты, люди настолько самоотверженно подходили к работе и пытались помогать, что это не может не восхищать. Также, одним из серьезных вызовов для нас стал вопрос логистики жидкого азота, который используется в качестве хладагента для заморозки медицинских исследований и других реагентов. Ранее мы закупали их в европейских странах, и у нас были налаженные логистические цепочки для доставки. После войны с этим стало сложнее ввиду отсутствия авиасообщений. Сейчас нам приходится искать эти реагенты либо в тех европейских странах, которые находятся ближе к Украине, либо украинские аналоги.
Сейчас, спустя более чем полгода войны, Вы пересмотрели организационные подходы в логистике?
Да, в условиях войны некоторые процессы пришлось пересмотреть. К примеру, если раньше процесс отправки и встречи биоматериала работал как часы и буквально не требовал контроля со стороны персонала, то сейчас мы постоянно корректируем его и следим за ситуацией в регионах, чтобы не подвести своих клиентов. С точки зрения логистики, многие процессы стали намного жестче чем до войны. Где-то могут отменить поезд, или водители сталкиваются с непредсказуемыми транспортными проблемами, опять-таки, существует комендантский час. Приходится очень быстро ориентироваться в ситуации и быть гибкими. Встречей и отправкой биоматериала в «ДІЛА» занимается отдельный сектор. В случае задержки транспорта диспетчер региона сообщает об этом производству и дальше процесс идет «по цепочке». Если говорить про Киев, здесь также поменялся подход. В столице у нас работает 20 курьеров на 75 активных отделений, многие из которых закрываются одномоментно. Мы должны подстроить процесс таким образом, чтобы до момента закрытия забрать весь биоматериал, чтобы медсестра могла вовремя уехать домой, лаборатория получила биоматериал, а клиент – свой результат в срок.
Сроки логистики отразились на клиентах и скорости предоставления результатов?
Наша задача сделать так, чтобы внутренние процессы никоим образом не влияли на клиента и не были ему видны. После войны нам пришлось увеличить срок доставки до 24 часов, но сейчас ситуация уже несколько стабилизировалась, мы регулярно оцениваем и пересматриваем подходы и вернулись уже практически к срокам довоенного периода. В западном регионе с этим немного проще, так как учитывая медицинскую сферу и важность нашей работы для людей, нам удалось организовать спецпропуска для наших курьеров, которые позволяют им передвигаться по городу после наступления комендантского часа и делать последнюю отправку в 23:30. В Киеве этот процесс значительно сложнее, но мы работаем в этом направлении. Но даже при этих условиях большинство наших отделений в столице уже организовывают доставку с сегодня на сегодня, и мы продолжаем улучшать этот показатель. Срок доставки по Киеву – 5 часов, выдача результатов – 14-16 часов.
Как Вы считаете, что помогло устоять команде в такое непростое время и справиться со всеми вызовами?
Ощущение крепкого коллектива и наша сплоченность – это то, что помогло правильно реагировать на изменения и принимать правильные командные решения. Мы работали четко и слаженно, люди помогали друг другу и много работали ради общего дела. ДІЛА очень много помогает с начала войны и каждый вносит вклад в победу на своем уровне. К примеру, один из наших водителей начинал свой день, развозив бутерброды, сделанные его женой, для Территориальной обороны. Затем он загружал машину гуманитарной помощью, которую доставлял в военный госпиталь. После этого ехал за биоматериалом в наши отделения и затем в лабораторию. И так каждый день! Другой сотрудник весь март и апрель ежедневно ездил по маршруту Киев-Черновцы, доставляя гуманитарную помощь. Мы вывозили людей из Бучи еще до ее полной оккупации. Все было построено таким образом, что эти цепочки работали и складывались сами собой благодаря вовлеченности людей и их желанию помогать друг другу. Таких примеров можно перечислять очень много, думаю, эта готовность и была определяющей в какой-то момент. И, оглядываясь назад и наблюдая сплоченность людей и по сей день, я верю, что у нас все будет хорошо, и мы обязательно победим, потому что с такой командой иначе просто нельзя!
Все будет Украина!
Все будет ДІЛА!
